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Con l’avvicinarsi della cosidetta “Fase 2” prevista per la ripartenza delle attività produttive e del terziario, si renderà necessario predisporre quanto necessario per garantire la totale conformità alle disposizioni Governative e del Ministero della Sanità, per assicurare la ripartenza a tutte le aziende con la massima serenità.

Questo momentaneo e parziale “lockdown”, nonostante non sia ancora stata resa nota la data per la ripresa totale delle attività, dovrà necessariamente essere utilizzato per attivarsi per l’allineamento dei modelli normativi ed organizzativi aziendali.

Se da un lato questo “stop&go” ci ha sicuramente danneggiati, dall’altro però, ci ha fatto riflettere sulla stagnazione dei nostri modelli adottati e su quanto da adottare per la ripresa delle attività (la c.d. Fase 2).

Tale condizione, anche per motivi di frenesia e di concentrazione sulle attività giornaliere, non ha permesso di proiettare molte aziende verso il futuro e verso nuovi modelli operativi che, invece, si renderanno sempre più necessari in funzione di “usi e consuetudini” che il progresso porterà con sé (come ad esempio la riorganizzazione in corso dei processi bancari).

Harmonia, in questo periodo,  ha supportato la propria clientela con indicazioni e suggerimenti.

Alla luce di una nostra analisi che dovrà necessariamente essere aggiornata ed integrata periodicamente per tutto il 2020, anche per le disposizioni che il Governo e i Ministeri interessati emaneranno (abbiamo assistito, infatti, nell’ultimo mese a una divulgazione esagerata di informazioni e dichiarazioni contraddittorie, come per esempio quelle sull’utilizzo delle mascherine), riteniamo che ogni azienda debba verificare ed eventualmente integrare i propri modelli organizzativi ed operativi interni, per presentarsi puntuali all’appuntamento della c.d. “Fase 2”.

Invitiamo, pertanto, le Società a verificare:

1)     La presenza o meno del Documento Valutazione Rischi di cui D.lgs 81/2008 (DVR) e, in caso, se contiene anche la valutazione dei rischi batteriologici;

2)     La presenza o meno di un manuale che disciplina il lavoro a distanza degli impiegati o di chiunque utilizzi postazioni di lavoro ed acceda a procedure interne dell’azienda (manuale telelavoro, smart-working, ecc), con richiami anche al GDPR Privacy;

3)     La presenza o meno di un manuale idoneo a fornire indicazioni per la gestione della salute e sicurezza dei lavoratori negli ambienti di lavoro non sanitari e relativa manualistica e modulistica;

4)     La presenza o meno di una polizza per la copertura della responsabilità civile e penale dell’amministratore/amministratori, idonea a coprire anche i provvedimenti di cui sopra, non solo per i casi di epidemia ma anche per quelli di pandemia;

5)     L’aggiornamento del manuale Risk Management con una nuova mappatura che contenga anche il rischio default per pandemia (crisi di settore o crisi aziendale propria), oltre a tutti i rischi civilistici e penali che ne derivano;

6)     Il posizionamento dell’azienda rispetto allo svolgimento dell’attività a distanza soprattutto riguardo il D.lgs 231/07 (Antiriciclaggio) e al Provvedimento della Banca d’Italia per la trasparenza dei prodotti bancari e finanziari (sul tema dell’offerta dei prodotti e servizi a distanza sono riprese note anche nel c.d. “Decreto Liquidità”, già citato da Harmonia alla propria clientela attraverso specifiche circolari).

 

Riteniamo doveroso raccomandare alle società la massima diligenza e utilizzare questo breve periodo a disposizione per verificare internamente quanto sopra riportato.

Per tale circostanza, ogni Amministratore/CdA potrà rivolgersi a fornitori di cui già si avvale per altre evenienze nell’allineamento di quanto necessario per traghettare la propria azienda nella “Fase 2”, avendo cura di contrattualizzare anche tutti gli aggiornamenti che si renderanno necessari per almeno tutto il 2020, oppure di rivolgersi ad Harmonia per la verifica e la stesura di tutto il materiale necessario.

In questo caso potranno scrivere alla e-mail segreteria@harmonia.srl per richiedere una quotazione dei servizi sopra citati, che verranno offerti anche “a pacchetto” completo.

Per le Società per le quali Harmonia è incaricata del Sistema dei Controlli Interni di II o III livello, verranno effettuati Audit specifici per constatare la presenza del materiale di cui sopra.

Riteniamo opportuno evidenziare che tutto il materiale di cui sopra (o parte di esso) necessita di tempistiche di lavorazione particolarmente lunghe anche in funzione di nuovi modelli organizzativi adottati e relative personalizzazioni e quindi invitiamo le società a rivolgersi presso i propri fornitori per tempo, anche in virtù di disposizioni ministeriali che sicuramente verranno emanate a ridosso della riapertura operativa che inficeranno quindi la consegna del materiale rettificato.

Oltre a questo, è significativo anche il tempo che si renderà necessario per istruire il personale interno o che lavora secondo modalità “smart” o i collaboratori che operano fuori sede e a contratto con il pubblico.

La segreteria di Harmonia rimane a disposizione per eventuali chiarimenti e/o specifiche