a cura di Harmonia SCF

Con il presente articolo, si offre un contributo al fine di dirimere la questione relativa all’obbligatorietà o meno del libro delle decisioni in caso di Amministratore Unico e che lo stesso venga adottato,  a seguito di specifica richiesta da parte del Dott. Righetti, in tutte le società clienti.

Il tema, che nasce dalla mancata citazione dell’organo unipersonale nell’ambito della normativa sui libri sociali obbligatori,  è piuttosto dibattuto in dottrina e non vi sono unanimi interpretazioni.

Va innanzitutto distinto quanto previsto per le S.R.L. e le S.P.A., partendo dai rispettivi riferimenti normativi.

Per le Società per Azioni, art. 2421 c.c., prescrive tra i libri sociali obbligatori il “4) il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione”.

La norma sembra chiara nel circoscrivere l’obbligo della tenuta del libro delle decisioni solo qualora l’organo amministrativo sia collegiale (CdA): attenendo l’obbligo alle verbalizzazioni delle sole sedute consiliari, nessuna verbalizzazione e nessun libro corrispondente si dovrebbe adottare quando vi è un Amministratore Unico .

Tuttavia, superando il dato letterale, si ritiene che anche l’AU di una S.P.A. sia tenuto a   trascrivere le proprie decisioni.

La trascrizione si palesa obbligatoria, o perlomeno opportuna, sulla base della funzione prettamente informativa dei libri sociali, in quanto strumentale per il controllo sulla gestione dell’AU e per la ricostruzione dell’attività pregressa da parte dell’organo amministrativo succeduto.

Una situazione parallela è quella dell’Amministratore Delegato, rispetto al quale il libro delle sue decisioni si rivela strumentale a soddisfare le esigenze informative dell’organo delegante, che potrebbe assumere notizie acquisendo tale libro e del collegio sindacale.

Per completezza informativa, va però segnalata una interpretazione in senso contrario secondo cui il libro delle decisioni dell’AD non è necessario, posto che l’AD agisce sulla base di un delega che indica il contenuto, i limiti e le modalità dei poteri a lui conferiti.

Per le Società a Responsabilità Limitata, la norma di riferimento è l’art. 2478 c.c. che prescrive, tra i Libri sociali obbligatori:“3) il libro delle decisioni degli amministratori”.

Il dato testuale della norma, nell’utilizzare il plurale (“…. degli amministratori”), secondo alcuni  escluderebbe l’obbligatorietà del libro delle decisioni nel caso la società sia gestita da un Amministratore Unico; secondo altri, invece, andrebbero trascritte tutte le decisioni sia in caso di  amministrazione unipersonale, sia collegiale, congiuntiva o disgiuntiva.

Sul punto, si ritiene di aderire all’interpretazione secondo cui, in caso di Amministratore Unico, il libro delle sue decisioni non sia meramente facoltativo o, comunque, sia opportuno venga adottato.

Giova a questa interpretazione, innanzitutto il fatto che l’utilizzo del plurale non può considerarsi determinante, posto che in altre disposizioni il legislatore, pur esprimendosi al plurale, ha inteso riferirsi sia all’ipotesi di organo collegiale che di organo uni personale: si pensi all’art. 2478 bis, in tema di redazione del bilancio dove, sebbene si parli di “amministratori”, non vi è dubbio che la redazione del bilancio sia da farsi anche in caso di Amministratore Unico.

Si ritiene, poi, che solo attraverso la trascrizione delle decisioni dell’AU venga assicurata la maggiore trasparenza della sua gestione e favorito il controllo da parte dei soci o dell’organo di controllo.

Sul contenuto del libro delle decisioni dell’Amministratore Unico, si ritiene  vadano inserite le sole determinazioni che incidono sulla vita sociale (es. variazione sede, spostamento termine per approvazione bilancio ecc., decisioni relative all’applicazione di normative legate alla riserva di attività e al Sistema dei Controlli Interni, Privacy ecc …) e certamente non per gli atti quotidiani di amministrazione, ricordando che l’utilizzo di tale libro, risulta peraltro molto più agevole rispetto alle attività solitamente demandata all’assemblea dei soci, senza entrare nello specifico se poi l’ordine del giorno inserito nella convocazione e verbale di assemblea, competa effettivamente o meno a tale organo.

La presente, come premesso, non costituisce un parere vincolante e esaustivo sul tema e le eventuali determinazioni sull’adozione o meno del libro delle decisioni dell’AU sono rimesse alla società ma, per quanto riguarda le società con il Sistema dei Controlli Interni (SCI II livello, Antiriciclaggio o Revisione Interna – SCI III) esternalizzati sul Dott. Righetti, è stata comunque richiesta l’immediata predisposizione ed utilizzo, delegando quindi il professionista incaricato alla vidimazione di tale libro.

Le società per le quali viene invece espletato da Harmonia esclusivamente un servizio di “Consulenza Generica”, si rimetteranno singolarmente alle decisioni dei Soci, Cda o AU.