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a cura di Harmonia SCF

Dal 1 novembre 2018, Harmonia SCF espleterà gli accessi periodici di verifica/controllo presso la propria clientela, già pianificati attraverso i piani di audit annuali (minimo 4 verifiche periodiche), secondo il seguente protocollo:

  • Accesso effettuato dal Responsabile di Harmonia SCF o da Personale delegato/incaricato;
  • Apertura della sessione di verifica;
  • Controllo dei locali di sede/ufficio territoriale con raccolta di fotografie e materiale a disposizione del personale e della clientela (verifica locali idonei ad accogliere la clientela);
  • Richiesta di un elenco di documenti da fornire, atti ad espletare le verifiche;
  • Possibilità di invio, entro 5 giorni, tramite la PEC dedicata: harmoniascf@legalmail.it, della documentazione non disponibile in sede/ufficio al momento della visita;
  • Rilascio del verbale controfirmato dalle parti, cliente e Harmonia SCF, con indicato l’elenco della documentazione fornita e/o da fornire;
  • Analisi presso la sede di Harmonia SCF di tutto il materiale prodotto;
  • Rilascio entro 15 giorni dalla data di accesso, ovvero dalla ricezione della documentazione mancante, del verbale di Audit Periodico con le eventuali rilevanze da sistemare e l’indicazione delle tempistiche consigliate per la definizione;
  • Il verbale di cui sopra verrà inviato al Referente Interno, all’Amministratore Unico/Consiglio di Amministrazione e ne verrà eseguito l’upload sulla piattaforma Harmonia;
  • Alla visita periodica successiva verrà effettuato un controllo relativo alla sistemazione delle rilevanze evidenziate.

Harmonia SCF offre la possibilità di pianificare un incontro con l’Organo di Gestione, nei casi in cui si rendesse necessario, in funzione della gravità delle anomalie riscontrate.

La relazione annuale verrà prodotta entro il mese di febbraio dell’anno successivo a cui il piano di audit si riferisce, per consentire al management di espletare le attività di analisi finale e inserimento delle proprie osservazioni nei verbali assembleari e nelle note di bilancio.

Ove l’incarico affidato dal cliente ad Harmonia SCF, o a personale in capo alla stessa, sia riferito allo SCI di III Livello (Internal Audit) e la società abbia previsto l’insediamento di un Sindaco Unico o di un Collegio Sindacale per applicabilità di legge o per policy aziendale, lo stesso Sindaco/Collegio sarà coinvolto nelle risultanze ispettive.

Gli accessi presso la sede/ufficio della clientela, verranno effettuali utilizzando strumenti informatici e software appositamente dedicati (tablet e software ispettivi), che consentono l’immediato rilascio dei verbali di accesso/chiusura inviati in formato PDF tramite mail ai referenti della società e la raccolta della documentazione fotografica a supporto.

In sede di rilascio del piano di audit annuale, verrà quindi sottoscritta una apposita privacy/autorizzazione per poter espletare tale servizio in linea con le diposizioni di legge.

Con il perfezionamento del protocollo ispettivo, sia le tempistiche di rilascio del verbale di chiusura con le rilevanze riscontrate, sia il monitoraggio delle sistemazioni da effettuare e/o effettuate, risulteranno più veloci e precise secondo un calendario riscontrabile.